8+1 tipp a hatékony e-mail kezelésért

Érezted már úgy nap végén, hogy az egész napod nem állt másból, mint e-mailek írásával, keresésével és olvasásával? Megsaccoltad már, hogy mennyi időt töltesz el egy nap az e-mail fiókodban? Én azok táborába tartozom, aki nagyon sűrűn ( értsd: kb. 15 percenként) nézik mind a céges, mind a privát e-mailjeit, és emiatt nem egyszer borult már a nap elején kigondolt to-do listám. Viszont most eldöntöttem, hogy szeretnék változtatni ezen, és a havi célom egy hatékony e-mail kezelési rendszer kialakítása lesz. Alaposan utána olvastam a témának és végül összegyűjtöttem 8+1 tippet, amit nemrég bevezettem az e-mailezési rutinomba, és remélem, hogy neked is hasznodra válnak majd ezek az ötletek.

1. Ne az e-mailekkel kezd a napod!

Ha ébredés után azonnal a telefon után nyúlsz és rögtön megnézed a bejövő e-maijeid, akkor szinte azonnal rád zuhannak a megoldandó feladatok, és a rengeteg teendő. Így egyrészt a reggeled is alaposan elrontod, másrészt felborulhat az egész napod, hiszen szinte érzed a nyomást, hogy azokat a feladatokat oldd meg először, amik frissen érkeztek a fiókodba. Próbáld ki, hogy ébredés után nem az e-mailekkel kezded a napod, sőt nem is nyúlsz a telefonért, helyette átgondolod a rád váró feladatokat és összeírsz egy napi to-do listát. Az e-mailek még várhatnak.

2. Ütemezd az e-mailezést!

Úgy gondolom, hogy legtöbbünknek olyan munkája van, hogy bőven elég lenne napi 3-szor belépni az e-mail fiókunkba és feldolgozni a beérkező e-maileket. Vagy ha esetleg tényleg minden e-mailben érkezik,  valószínűleg akkor sem indokolt, hogy 5 percenként frissítsük az e-mail értesítéseket, hozzáteszem, hogy már-már kényszeresen. Erre megoldás lehet az, hogy beütemezed a naptáradban az e-mailek kezelését, mondjuk délelőtt 11 és 12 óra közt csak azzal foglalkozol, hogy a beérkező e-mailekre válaszolsz, levelet írsz a partnereidnek.

3. Használj időzítőt!

Ha olyan helyen dolgozol, ahol napi szinten többször kell megnézned a leveleid, akkor ütemezd mondjuk óránként, és használj időzítőt, hogy ne történhessen meg az, hogy hirtelen arra ócsudsz fel, hogy már 3 órája e-maileket írsz és még más nem is csináltál. Törekedj arra, hogy az e-mailekben érkező feladatokat kontroll alatt tartsd.

4. Kapcsold ki az értesítőket!

Az, hogy percenként felugrik egy új e-mail érkezett ablak vagy ott villog az 1-es szám a gmail app felső sarkában generálja, hogy rögtön ránézzünk a leveleinkre, holott pont egy másik munka közepén tartottunk. Azonnal átkapcsol az agyunk az e-mailben olvasottak megoldására, ami viszont hátráltat minket a többi feladatunkban. Tehát állítsd be, hogy értesítések kikapcsolása, nem hiányzik senkinek sem a felesleges “zaj”.

5. Legyen egy sablon mappád!

Biztos neked is van olyan, hogy egy e-mailt gyakorlatilag megismételsz hetente kétszer. Én például HR-esként több sablont használok: van sablonom interjú egyeztetésre, elutasításra stb. Ezzel tulajdonképpen időt spórolok magamnak, hogy a megfogalmazással töltsek el hosszú perceket. Helyette megnyitom a sablont, kicserélem a változó infókat és már kattintok is a küldés gombra.

6. 2 perces szabály

Ha egy e-mail megválaszolása max. 2 percedbe kerül, akkor ne halogasd, válaszold meg rögtön megnyitáskor. Szokj le róla, hogy visszarakod olvasatlanná, és majd csak később írsz rá választ.

7. Használd a levelező rendszer funkcióit

Mappázd kategória szerint a beérkező e-mailjeid, használj színkódokat, címkézd, és rendszerezd az infó áradatot. Ha ezt az egyszerű lépés megteszed, akkor garantáltan nem kell levél kereséssel töltened az idődet.

Ha kapsz egy e-mailt és át rágtad magad rajta, akkor gondold át, hogy mi legyen a sorsa:

a,Ha nincs semmi lényegi információ tartalma számodra, akkor töröld.

b,Ha 2 perc alatt megválaszolható, akkor ne halogasd, válaszold meg azonnal megnyitáskor. Ha túl vagy a válasz megírásán, akkor címkézd fel és mehet az egyik almappába.  

c,Ha több időt vesz igénybe a megválaszolása, akkor rakd a válaszra várnak mappába, és vedd elő akkor, mikor beütemezted a napodba az e-mailezést.

8. Iratkozz le!

Anno feliratkoztál egy 30 napos jóga kihívásra? Hetente kapod a szakmai cikkeket hírlevélben? Nos, ilyenkor két lehetőséged van: ha már nem érdekel a hírlevél tartalma, akkor iratkozz le most azonnal. Használd az unroll.me oldalt, ami segít kiszelektálni a feliratkozásaid. A másik út, hogy mappázod, mert számodra fontos információk vannak az e-mailben, de nem azonnal foglalkozol vele, hanem majd beütemezed a napodba.

+1 Használj más technikai eszközöket

Vesd fel az irodában, hogy mi lenne ha a naponta a kollégáknak megírt 1000 email helyett valamilyen másfajta projekt menedzselő platfomra váltanátok? Rengeteg ilyen oldal van, a kedvenceim az Asana és/vagy a Trello, de ott van például a méltán népszerű Slack is. Tényleg sokkal átláthatóbb és hatékonyabb lesz a feladatok kiosztása és kezelése, úgyhogy javaslom, hogy nézzetek utána ezeknek a megoldásoknak. Sőt, inkább cselekedj azonnal, és vesd fel Te magad a következő meetingen.

Get the Latest

Trackbacks

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

© 2019 · on Genesis Framework